Welche Datenformate werden bei Auftragsdokumenten unterstützt?

WorKI (unsere KI) versteht die gängigsten Datenformate. Diese lassen sich grob in 3 Kategorien einteilen: PDF Dokumente, Excel-Tabellen und E-Mails bei denen die Auftragsinformationen direkt in der E-Mail stehen. 

Prinzipiell ist unsere KI darauf spezialisiert Daten von PDF Dokumenten auszulesen, um allerdings andere Datenformate zu unterstützen, konvertieren wir diese zunächst in eine PDF und verarbeiten diese dann weiter. Dies bietet für Sie die Vorteile, dass sie das entstehenden PDF Dokument einfach archivieren können und Sie nur noch PDFs verarbeiten müssen. 

PDF und Bild Dokumente

Unterstützte Formate:

• PDF (maschinenerzeugte und gescannte)
• Gescannte Dokumente sind am Besten mit 300 dpi an uns zu senden.
• TIFF
• Gänge Bildformate  wie PNG, JPEG, etc.
• Word Dokumente im Format .doc und .docx

Einschränkungen:

• Bei sehr großen Dokumenten kann die Verarbeitungszeit sich verlängern.
• Tabellen mit Bestellpositionen dürfen nur untereinander platziert sein nicht nebeneinander (--> eine Artikelnummer pro Zeile).
• Handschriftliche Bestellungen können nur eingeschränkt verarbeitet werden.

Excel und CSV Dokumente

Unterstützte Formate:

• CSV Dateien in allen gängigen Formaten
• Excel Dateien mit .xls und .xlsx Dateiendungen

Einschränkungen:

• Die Excel darf Maximal 1000 Zeilen und 50 Spalten mit Inhalt beinhalten. Alle weitere Zeilen werden bei der Verarbeitung ignoriert.
• Die Datei muss alle für die Bestellungen relevanten Daten beinhalten (Kunde, Lieferadresse, etc.). Eine Kombination mit Daten aus der Absender E-Mail ist nicht möglich.
• Die Original Excel kann Ihnen aktuell nach dem Verarbeiten nicht mehr zur Verfügung gestellt werden.

E-Mail Bestellungen

Unterstützte Formate:

• Text E-Mails
• HTML E-Mails

Einschränkungen:

• Die Bestellung in der E-Mail muss Tabellenartig angelegt sein. Das heißt, dass es eine Artikel- Mengen Kombination in den jeweiligen Zeile geben muss. Eine Extraktion aus kompletten Freitexten ist aktuell nicht möglich.

Allgemeine Hinweise

• Bitte achten Sie darauf, dass Sie uns die Aufträge per Mail sortenrein weiterleiten. Das heißt, dass Sie entweder nur PDFs oder nur Excel/CSV Dateien schicken. Wenn zum Beispiel eine Excel und PDF einem Auftrag angehangen ist, verwerfen wir die Excel Datei und verarbeiten nur die PDF Dateien.